Organiser son évènement d’entreprise

Comment procéder

Vous souhaitez réunir votre équipe autour d’une activité atypique, pas trop loin de vos locaux, accessible pour les collaborateurs qui viennent en transport en commun et ceux qui viennent en voiture

Evenement d'entreprise dans le clubhouse à proximité de paris

Cet article a été publié par Golf en Ville le 10/05/2020

Scénario

Pour cadrer le sujet, voici un cas d’école que nous rencontrons fréquemment. N’hésitez pas à préciser ce qui doit l’être et indiquer vos besoins et vos souhaits les plus fins.

Vous avez une idée à peu près claire de la date, le moment de la journée, le besoin ou pas de restauration.

En général vous savez aussi si cette réunion est purement ludique type team-building ou plutôt type séminaire avec présentation et autres travaux en équipe.

Vous avez une idée du nombre de personnes mais vous savez que ce chiffre peut varier jusqu’au dernier jour.

Vous avez une idée du budget, ou pas ?

L’idée du golf vous est venue parce que vous ou quelqu’un de l’équipe est passionné de golf ou on vous a parlé de Golf en Ville ou plus simplement parce que vous l’avez découvert en faisant une recherche sur Internet. Peu de collaborateurs sont apparemment golfeurs mais vous pressentez que ça peut être sympa.

Golf en Ville mérite effectivement votre attention parce que le golf est peu connu en France avec moins de 1% de golfeurs alors que les EU, la GB ou la Suède ont 10% de golfeurs. Ça sera forcément une découverte pour l’équipe.

De surplus Golf en Ville a été conçu pour ces animations golfiques dans un cadre professionnel ou familial. On peut y associer restauration maison et boisson. Et l’infrastructure permet l’organisation de réunions de travail par petits groupes ou en séance plénière de 10 à 70 personnes.

Cadrage de l’événement

A Golf en Ville votre interlocutrice a l’expérience de nombreux événements.

Les options sont vite analysées :

1. Date de l’événement

Si 2 dates sont à l’étude une réservation de principe est faite au nom de votre entreprise pour ces 2 dates pendant quelques jours.

2. Prestations événementielles

En deuxième, le cadrage de l’événement :

Team-building ou séminaire ?

Nécessité ou non de privatiser Golf en Ville.

Durée globale souhaitée. La durée optimale pour l’initiation selon le budget et le nombre de personnes.

Souhaitez-vous une remise des prix ?

Faut-il des prestations annexes : Signalétique, Micros, Musique

3. Prestations restauration

Boissons Pour la boisson : faut-il des softs (toujours) ? De la bière ? Du vin ? Du champagne ?

Pour la nourriture. Est-ce souhaité ? Sous forme de buffet ou de repas assis ?

Et si c’est un buffet est-ce un buffet apéritif, dînatoire / déjeunatoire.  Quel type de buffet : des bouchées maison ou le fameux buffet Golf en Ville avec ses salades, ses tartes salées maison, sa charcuterie et son dessert. Toutes les contraintes alimentaires sont prises en compte. Tout cela est très modulable pour s’ajuster au budget. Si vous souhaitez un traiteur extérieur ou amener votre boisson l’option est étudiée bien sûr !

4. Financement – paiement partagé

L’entreprise cliente peut prendre en charge l’ensemble de l’événement.

Il arrive assez souvent que l’entreprise décide de prendre en charge une partie des prestations et de laisser aux participants la charge de boissons complémentaires, à titre d’exemple.

Devis et validation

Le devis est établi en général sous 48h en précisant les options qui n’auraient pas été levées.

Dès validation du devis, un acompte est exigible.

Le nombre de participants doit être re-précisé 36 heures avant la date de l’événement. Il sera la base de la facturation finale.

Au jour J vous arrivez tranquille ! L’équipe de Golf en Ville, ses spécialistes de l’animation golfique, notre staff au bar se chargent de tout.